Le Département de l’Aisne, au cœur des Hauts-de-France, séduit par la richesse de son patrimoine, la diversité de ses paysages et la qualité de son cadre de vie. Entre nature préservée, histoire remarquable et dynamisme local, l’Aisne est un territoire authentique et accueillant, tourné vers l’avenir
La direction de la Commande publique joue un rôle transversal et stratégique dans la gestion des achats du Département. Le service s’appuie sur une équipe de 12 agents et 30 prescripteurs, composée d’un directeur, d’un chef de projet ainsi que de juristes et rédacteurs de marchés.
Témoignage de Monsieur Thomas RENAULT, Directeur des Affaires Financières et de l’Achat Public.
Lors de l’acquisition de 3P pour votre structure, quels éléments vous ont convaincu de choisir notre logiciel plutôt qu’une autre solution ?
Le choix de 3P a été motivé par la volonté d’atteindre plusieurs objectifs clés :
- L’uniformisation des procédures.
- La sécurisation juridique des documents.
- Le gain de temps substantiel dans la phase de rédaction.
De plus, les webinaires et l’expertise juridique ont également été des facteurs déterminants.
Pour quel domaine ou fonctionnalité, sentez-vous que 3P simplifie votre gestion des marchés ?
3P simplifie concrètement notre gestion des marchés publics en :
- Réduisant les erreurs et en supprimant les doubles saisies notamment.
- Uniformisant les documents produits. Notre charte graphique est reprise sur l’ensemble des documents générés par 3P (DCE, RAO, courriers etc…)
- Proposant de la veille juridique constante, ce qui nous évite de passer du temps à mettre à jour nos documents, nos clauses, nos process etc…
Les webinaires et les newsletters sont également des outils très appréciés par nos équipes.
Vous avez choisi notre portail 3P pour automatiser la gestion des demandes de marchés de vos prescripteurs. Comment l’utilisez-vous aujourd’hui et quels en sont, selon vous, les principaux avantages ?
Le portail 3P permet à nos services prescripteurs de saisir directement les données relatives à leurs besoins de marché. Ces données sont ensuite intégrées automatiquement en un clic dans le logiciel 3P sans aucune ressaisie de la part des acheteurs.
Ce processus est structuré via un workflow de validation : les demandes sont soumises à la validation des responsables de service avant d’être transmises au gestionnaire de marchés pour traitement.
C’est un gain de temps notable pour l’équipe des marchés, et cela offre également une meilleure traçabilité et un suivi plus précis de l’état d’avancement des dossiers.
Comment s’est déroulée la première année de déploiement de la solution (accompagnement des consultants, prise en main du logiciel, paramétrage, import des données, etc.) ?
La première année a nécessité un temps de mise en place conséquent, indispensable pour assurer une personnalisation de l’outil selon nos besoins. L’accompagnement de la cheffe de projet a été particulièrement apprécié pour sa qualité et son efficacité. Malgré une ergonomie encore en cours d’optimisation, les équipes ont progressivement monté en compétence dans la prise en main de l’outil.
Comment trouvez-vous la relation entre votre équipe, vous, et votre consultante dédiée ?
La relation avec notre cheffe de projet est très positive. Nous apprécions particulièrement sa réactivité, son écoute attentive de nos problématiques et sa pédagogie dans l’explication des fonctionnalités. Les webinaires et formations qu’elle anime ou relaie sont également perçus comme très enrichissants pour le développement des compétences de l’équipe.
Une fonctionnalité que vous appréciez particulièrement ?
Plusieurs fonctionnalités retiennent notre attention :
- L’intégration de l’Intelligence Artificielle (IA) dans le processus de rédaction.
- Les webinaires réguliers.
- L’accès direct aux codes CPV
- La génération automatique des DCE, qui est un gain de temps indéniable.
Nous suggérons par ailleurs qu’une approche guidée par un système de questions/réponses pourrait encore améliorer l’efficacité de la rédaction.
La vision de l’experte 3P :
Un projet structurant et ambitieux.
Déployer 3P dans une collectivité de cette ampleur a été un véritable plaisir. Le projet revêtait une dimension particulièrement structurante : il s’agissait d’accompagner une organisation qui ne disposait pas jusqu’alors de logiciel métier, et donc de poser des bases solides, homogènes et durables pour la gestion de la commande publique.
Une réussite collective.
Le succès du projet a été possible grâce à une collaboration étroite, dans un climat de confiance et de dialogue, entre les équipes du Département et un interlocuteur unique chez 3P. L’implication du référent interne côté Département a permis d’avancer efficacement, d’adapter finement l’outil aux pratiques et de faciliter l’appropriation de l’outil.
Des bénéfices durables.
Uniformisation des documents, gains de temps et meilleure traçabilité : le projet offre aujourd’hui des fondations solides qui permettront de structurer durablement la fonction achats.
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