Pourriez-vous présenter le service achats marchés ?

Le service achats marchés du centre Bretagne-Normandie est composé de quatre personnes : un responsable des achats et marchés, deux acheteurs et un gestionnaire. Chaque acheteur est spécialisé dans un domaine précis : l’un est en charge des travaux, l’autre gère les fournitures et services.

En matière d’organisation, nous avons un service achats national, et chaque centre INRAE en région dispose de son propre service achats.

Le centre Bretagne-Normandie compte 23 pouvoirs adjudicateurs (le centre et les unités de recherche et d’expérimentation) et gère tous types de marchés.

Comment étiez-vous organisé avant la mise en place de 3P ?

Avant l’adoption de l’outil 3P, notre organisation n’était pas aussi centralisée et automatisée. Les processus étaient davantage manuels, ce qui demandait plus de temps et d’efforts pour la rédaction et l’analyse des marchés.

Quelles sont les améliorations apportées avec 3P ?

Nous utilisons 3P pour tous nos achats supérieurs à 40 000 € et pour les travaux dépassant 100 000 €, mais aussi pour les faibles montants. Le logiciel est particulièrement utile pour la rédaction des pièces et l’analyse des offres.

Grâce à 3P, nous avons pu paramétrer nos 23 pouvoirs adjudicateurs dans le logiciel, permettant ainsi au service achats de gérer l’ensemble des marchés de manière beaucoup plus efficace.

Notre objectif est de déployer l’utilisation de 3P dans son intégralité. Si nous n’utilisons pas encore certaines fonctionnalités comme l’envoi des lettres de rejet, nous prévoyons de le faire à l’avenir, tout comme l’utilisation de l’intégration pour la publication des avis.

Nous envisageons également d’utiliser la phase d’exécution des marchés dans 3P afin de nous affranchir des tableaux Excel.

Vous utilisez donc aussi 3P pour les marchés de faibles montants ?

Effectivement, nous l’utilisons également pour nos petits contrats de travaux et FCS. Nous demandons 3 devis et nous contractualisons directement avec le lauréat, pour éviter de signer les CGV. Le logiciel nous permet de générer un Document Unique valant Acte d’Engagement (DUAE) automatiquement, ce qui représente un gain de temps et renforce la sécurité du contrat.

Qu’est-ce que vous appréciez le plus dans le logiciel ?

Avec le recul, ce que j’apprécie le plus dans 3P c’est son ergonomie. Son interface, semblable à Outlook, est très intuitive. Le logiciel est complet, ce qui est pratique car nous gérons une grande variété de marchés. La navigation est rapide ce qui nous permet de gagner du temps, et le consacrer à la réflexion nécessaire à la rédaction des marchés. Le gain de temps est important et la sécurité juridique est renforcée. Auparavant, nous utilisions des trames qui n’étaient pas toujours à jour, ce qui engendrait une charge de travail supplémentaire.

Cela nous a aussi permis d’améliorer certains processus, notamment l’analyse des offres. La saisie de tous les critères dans 3P nous permet désormais d’éditer un véritable rapport d’analyse, alors qu’auparavant nous utilisions simplement des grilles.

Que pensez-vous du suivi proposé par 3P ? :

Nous entretenons une excellente relation avec notre interlocutrice chez 3P, qui répond rapidement à nos sollicitations. Les formations supplémentaires proposées sont très appréciées par nos équipes, notamment les récentes sessions sur les accords-cadres. J’apprécie aussi les mises à jour juridiques régulières fournies par 3P.

Quel est le bilan pour vous ? :

Depuis l’adoption de 3P, nous avons constaté un gain de temps considérable. Nous réalisons entre 30 et 50 consultations par an, pour un total de 100 à 150 marchés. Là où nous passions une journée entière pour la rédaction d’un DCE, nous pouvons maintenant le finaliser en une grosse heure et l’envoyer directement pour relecture aux services concernés. En cas d’urgence, un marché peut être mis en ligne en une journée !

En conclusion, nous sommes très satisfaits de ce choix, j’ai d’ailleurs recommandé 3P au sein d’INRAE et un autre centre l’a également adopté.