Comme vous le savez, l’ensemble des achats d’une structure publique est un achat public. Lorsqu’un achat dépasse le seuil de 40 000 €HT, tout est généralement bien géré. À partir de ce seuil, votre structure est tenue de produire un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) et vous faites référence au code de la commande publique ainsi qu’aux bons Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG).
En dessous de 40 000 €HT, la situation devient souvent plus complexe.
Vous multipliez les petits contrats, tels que des contrats de maintenance, des contrats de location ou des contrats de service. Ces contrats, souvent moins formalisés, manquent d’une vision globale et précise, ce qui peut entraîner plusieurs problèmes :
- Difficulté à centraliser tous les contrats
- Signature des CGV des entreprises sans contrat formel
- Reconduction involontaire des contrats
- Contrats dormants ou en double
- Documents associés perdus et mal rangés
Nos 3 recommandations
1 – Centralisez vos contrats dans un outil accessible à tous
Utilisez un logiciel métier pour regrouper tous vos contrats. Un tel outil permet une gestion centralisée
et offre une visibilité complète sur l’ensemble des engagements contractuels de l’organisation.
2 – Automatisez les rappels pour les échéances contractuelles
Utilisez des systèmes d’alerte pour les dates importantes, telles que les reconductions de contrat.
Par exemple, cela permet d’éviter les oublis et les reconductions involontaires, assurant ainsi une meilleure gestion des échéances.
3 – Rédigez vos propres contrats et évitez les CGV
Élaborez vos propres contrats pour chaque engagement. Évitez de vous contenter des Conditions
Générales de Vente des fournisseurs. Un contrat bien rédigé, conforme aux besoins spécifiques de votre organisation, offre une meilleure protection et garantit le respect des règles de la commande publique.
En mettant en place ces solutions, vous pouvez améliorer significativement la gestion de vos contrats, et ainsi assurer une meilleure conformité et une plus grande efficacité dans vos processus d’achat.
Vous souhaitez en savoir + ? Participez à notre prochain webinaire le 9 juillet à 10h en cliquant ici
