Dans quel contexte avez-vous découvert 3P ?

Le service des marchés publics compte un agent, et à mon arrivée le poste était vacant depuis plusieurs mois.

Un autre logiciel était en place, mais la formation était chère et je n’arrivais pas à joindre leur service support pour m’aider. Grâce à des collègues accueillants, je suis allée me former dans une autre collectivité. Malgré tout, je ne trouvais pas ce logiciel intuitif et comme la collectivité ne disposait pas de tous les modules, je n’avais pas le suivi des marchés précédents, ne sachant pas où en était l’exécution, les délais, les renouvellements etc.

En cherchant des actualités juridiques fiables j’ai suivi les conférences trimestrielles proposées par 3P, gratuites et très complètes. Par ce biais, j’ai découvert le logiciel et j’ai demandé une démonstration.

J’ai tout de suite apprécié la structure du logiciel, qui englobe toute la procédure, la création, la publication, l’exécution, le suivi… J’ai aussi découvert que la publication pouvait se faire automatiquement vers certains profils acheteur, le BOAMP, le JOUE grâce à des passerelles très faciles à mettre en œuvre.

Ma collectivité a accepté de changer de logiciel et de profil acheteur, j’en suis reconnaissante, car cela a grandement amélioré mon quotidien !

Comment s’est déroulée la transition ?

Tout s’est très bien passé grâce à l’organisation interne de 3P. Une consultante, dédiée à la collectivité, est venue plusieurs fois nous former avec mes collègues (DGS, DST, DST adjoint). Le service support est toujours joignable et a une réactivité quasi immédiate. Si la consultante dédiée n’est pas disponible, le relais se fait immédiatement par quelqu’un d’autre. Le support se fait à distance, par téléphone et prise en main. C’est très rassurant de savoir que même si je suis absente, mes collègues pourront éditer un marché et qu’il y aura toujours quelqu’un pour les aider. Les consultants sont très compétents et adorables, je ne suis jamais restée sans réponse.

Continuez-vous à vous former sur le logiciel ?

Oui, je dirais qu’on apprend toujours, selon le type de procédure et la vie du marché. 3P organise des formations courtes à distance (1 à 2 h maxi) tout au long de l’année. En fonction de mes besoins, je continue à me former, soit par des « piqûres de rappel », soit sur des points précis. A chaque formation, un support écrit est envoyé et toutes les réponses à nos questions y figurent.

L’avantage c’est que toutes ces formations sont incluses dans le coût d’utilisation du logiciel.

C’est aussi le cas lorsqu’un nouveau collègue arrive, sa formation initiale est prise en charge par 3P sans cout supplémentaire.

Après deux ans d’utilisation, quels sont vos retours ?

Franchement, je ne pourrais plus me passer de ce logiciel. Nous avons gagné en efficacité, lancer un marché n’est plus un souci, quelle que soit la procédure.

Pour les procédures adaptées et formalisées, j’ai gagné en confiance. Je sais que je vais trouver tous les outils et tous les modèles de documents dont j’ai besoin. L’analyse financière est très fiable grâce aux pièces financières et au calcul automatique des notes. Et si je dois éditer un grand nombre de courriers, ce n’est pas un problème. En quelques clics il est très simple et rapide d’éditer des lettres de rejet par exemple.

Le logiciel nous a également permis de mieux encadrer les petites consultations, simples à mettre en œuvre et sécurisées. Les services ont rapidement compris l’avantage à en tirer et cela a permis de développer des petites consultations par devis qui se faisaient parfois sans cadrage préalable.

Progressivement, nous avons inclus le suivi financier des marchés et les services en aval (comptabilité, trésorerie, préfecture) profitent également de cette professionnalisation des procédures. Les entreprises bénéficient aussi de DCE plus clairs, lisibles et d’une procédure plus facile à suivre. Tout le monde est gagnant.